Procedura zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń
Procedurę zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń określa Zarządzenie Wojewódzkiego Komendanta PWK OHP w Białymstoku Nr 63/KZR z dnia 17.12.2021 r. w sprawie wdrożenia w Podlaskiej Wojewódzkiej Komendzie Ochotniczych Hufców Pracy w Białymstoku „Procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń”.
„Procedura” umożliwia poufne, jawne lub anonimowe dokonywanie zgłoszeń, gwarantuje rzetelne, obiektywne i terminowe sprawdzanie zgłoszeń, zapewnia ochronę osób dokonujących zgłoszeń i osób z nimi związanych.
Wszelkie postanowienia i definicje zawarte w „Procedurze” w razie wątpliwości winny być interpretowane w sposób pozostający w zgodzie z celami i treścią Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
Zgłoszenia może dokonać osoba fizyczna lub prawna, która posiada informację na temat naruszeń.
Przedmiotem zgłoszenia mogą być w szczególności:
- naruszenia zasad Kodeksu Etycznego pracownika Podlaskiej WK OHP, Regulaminu Organizacyjnego Podlaskiej Wojewódzkiej Komendy OHP w Białymstoku, Regulaminu pracy Podlaskiej Wojewódzkiej Komendy OHP w Białymstoku oraz innych dokumentów obowiązujących pracowników Podlaskiej Wojewódzkiej Komendy Ochotniczych Hufców Pracy w Białymstoku;
- naruszenia praw człowieka stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenia życia, zdrowia lub wolności osobistej;
- naruszenia praw pracowniczych, w tym mobbing i dyskryminacja oraz wszelkie formy nadużyć stosunku zależności w relacjach pracowniczych lub służbowych;
- naruszenia stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa publicznego lub środowiska;
- działania o charakterze korupcyjnym, w tym łapownictwo czynne lub bierne, oszustwo, fałszerstwo, wyłudzenie lub poświadczenie nieprawdy, itd.;
- naruszenia obowiązków publicznoprawnych, w tym podatkowych;
- działalność zmierzająca do zatajenia któregokolwiek z naruszeń wymienionych w punktach 1-6.
Zgłoszenia mogą być dokonywane poprzez dedykowane poufne kanały zgłoszeń funkcjonujące w Podlaskiej Wojewódzkiej Komendzie OHP w Białymstoku, w szczególności:
- za pomocą poczty elektronicznej na adres: nieprawidlowosci.podl@ohp.pl w zaszyfrowanym pliku. Hasło do pliku należy przekazać sp. ds. kontroli i zarządzania ryzykiem osobiście lub telefonicznie;
- w formie listownej na adres: ul. Trawiasta 20B, 15-161 Białystok, z dopiskiem na kopercie: „Zgłoszenie nieprawidłowości specjalista ds. kontroli i zarządzania ryzykiem – do rąk własnych”;
- osobiście lub telefonicznie do specjalisty ds. kontroli i zarządzania ryzykiem (tel. 85 651 61 87). Specjalista ds. kontroli i zarządzania ryzykiem, do którego osobiście lub telefonicznie zgłoszono nieprawidłowość dokumentuje zgłoszenia w formie karty zgłoszenia naruszeń/nieprawidłowości lub protokołu z rozmowy telefonicznej;
- poprzez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą w następujących systemach: obywatel.gov.pl lub Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (ePUAP). Adres skrytki ePUAP: /PodlaskaWKOHP/SkrytkaESP.
Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
- dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy (nie dotyczy anonimów);
- datę i miejsce sporządzenia;
- dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
- opis nieprawidłowości oraz ich daty.
Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.
Zgłoszenia można dokonać na „Karcie zgłoszenia naruszeń/nieprawidłowości” (załącznik poniżej).
Wyniki przeprowadzonych działań przedstawiane będą osobie dokonującej zgłoszenia w terminie do 3 miesięcy. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony do 6 miesięcy, o czym osoba dokonująca zgłoszenia zostanie poinformowana, chyba że osoba dokonująca zgłoszenia wystąpiła wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub istnieje uzasadniony powód, by sądzić, że udzielenie informacji zagroziłoby ochronie tożsamości zgłaszającego.
Karta zgłoszenia naruszeń/nieprawidłowości (pdf)
