Elektroniczna Skrzynka Podawcza
Informacje ogólne o Elektronicznej Skrzynce Podawczej
Akceptowane formaty dokumentów
Doręczanie dokumentów na informatycznych nośnikach danych
Zasady przyjmowania korespondencji za pomocą poczty elektronicznej
Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 roku w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (t.j. z 2018r. poz. 180) Podlaska Wojewódzka Komenda Ochotniczych Hufców Pracy w Białymstoku uruchomiła Elektroniczną Skrzynkę Podawczą (ESP). Umożliwia ona przyjmowanie i obsługę dokumentów elektronicznych.
Dokumenty elektroniczne powinny być doręczane do Podlaskiej Wojewódzkiej Komendy OHP za pomocą Elektronicznej Skrzynki Podawczej dostępnej w następujących systemach:
- OBYWATEL.GOV.PL pod adresem:
https://obywatel.gov.pl/wyslij-pismo-ogolne
- Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (ePUAP) pod adresem:
https://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-klienta/katalog-spraw/sprawy-ogolne/ogolne-sprawy-urzedowe-2/pismo-ogolne-do-podmiotu-publicznego-nowe
Adres skrytki ePUAP: /PodlaskaWKOHP/SkrytkaESP
Korzystanie z obu systemów wymaga posiadania konta w systemie ePUAP z wykorzystaniem profilu zaufanego ePUAP, wystawionego przez organ wskazany przez Ministra Administracji i Cyfryzacji.
W formularzu Pisma ogólnego do podmiotu publicznego należy w pierwszej kolejności określić urząd lub instytucję do której kierujemy pismo. Aby zawęzić listę wyszukiwania można wpisać np. kod pocztowy instytucji. Następnie należy określić rodzaj i tytuł pisma oraz opisać swoją sprawę. Do tworzonego pisma można dołączyć załączniki w postaci elektronicznej.
Sposób korzystania z Elektronicznej Skrzynki Podawczej opisany został na stronach https://epuap.gov.pl lub https://obywatel.gov.pl
Po złożeniu (wysłaniu) dokumentu elektronicznego Interesant automatycznie otrzymuje na swoją skrytkę ePUAP Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia.
Akceptowane formaty dokumentów
W Elektronicznej Skrzynce Podawczej akceptowane są formaty dokumentów elektronicznych wymienione w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 roku w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (t.j. z 2017r. poz. 2247).
Dokumenty tekstowe, tekstowo-graficzne lub multimedialne:
- .txt - dokumenty w postaci czystego (niesformatowanego) zbioru znaków zapisanych w standardzie Unicode UTF-8,
- .rtf (Rich Text Format) - dokumenty w postaci sformatowanego tekstu,
- .pdf (Portable Dokument Format) - dokumenty tekstowo-graficzne,
- .odt (Open Document Format) - dokumenty w postaci sformatowanego tekstu,
- .ods (Open Document Format) - dokumenty w postaci sformatowanego arkusza kalkulacyjnego,
- .odp (Open Document Format) - dokumenty w postaci prezentacji multimedialnych,
- .doc (Microsoft Office Word) - dokumenty w postaci sformatowanego tekstu,
- .xls (Microsoft Office Excel) - dokumenty w postaci sformatowanego arkusza kalulacyjnego,
- .ppt (Microsoft Office PowerPoint) - dokumenty w postaci prezentacji multimedialnych,
- .docx, .xlsx, .pptx (Office Open XML File Formats) - otwarta specyfikacja techniczna aplikacji biurowych,
- .csv (Comma Separated Values) - wartości rozdzielone przecinkiem.
Dokumenty graficzne:
- .jpg (.jpeg)
- .gif
- .tif (.tiff)
- .geotiff
- .png
- .svg
Pliki dźwiękowe lub wideo:
- .wav (wave form audio format) - plik audio,
- .mp3 (MP3 File Format) - plik audio,
- .avi (Audio Video Interleave) - niekompresowany plik audio/wideo,
- .mpg, .mpeg (MPEG-2 Video Encoding) - plik wizualny z dźwiękiem lub bez,
- .mp4, .m4a, .mpeg4 (MPEG-4 Visual Coding) - plik wizualny z dźwiękiem lub bez,
- .ogg (Ogg Vorbis Audio Format) - plik audio,
- .ogv (Theora Video Format) - plik audiowizualny z dźwiękiem lub bez,
Pliki skompresowane:
- .zip (ZIP file format) - format kompresji plików,
- .tar (Tape Archiver) - format archiwizacji plików,
- .gz, .gzip (GZIP file format) - format kompresji plików,
- .7Z (7-Zip file format) - format kompresji plików,
Dokumenty podpisane elektronicznie:
- XMLsig (XML-Signature Syntax and Processing) - podpis elektroniczny dokumentów w formacie XML,
- XAdES (XML Advanced Electronic Signatures) - podpis elektroniczny dokumentów w formacie XML,
- PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) - podpis elektroniczny dokumentów w formacie PDF,
- CAdES (CMS Advanced Electronic Signatures) - podpis elektroniczny dokumentów w formacie CMS,
- ASIC (Associated Signature Containers) - Podpis elektroniczny dokumentów wykorzystujący kontener ZIP.
Formaty danych w trybie odczytu:
- .dwg - plik binarny programu AutoCAD z grafiką wektorową,
- .dwf - skompresowany plik programu AutoCAD,
- .dxf - plik programu AutoCAD kodowany znakami ASCII,
- .dgn - pliki programu MicroStation z grafiką wektorową,
- .jp2 (Joint Photographic Experts Group 2000) - format graficzny JPEG2000.
Łączny rozmiar wszystkich załączników dołączanych do pisma nie może przekroczyć 500MB.
Doręczanie dokumentów na informatycznych nośnikach danych
W przypadku doręczania dokumentów elektronicznych na informatycznych nośnikach danych należy je dostarczyć w godzinach pracy (7.45 - 15.45) do Sekretariatu Podlaskiej Wojewódzkiej Komendy OHP, ul. Trawiasta 20 B, 15-161 Białystok. Obowiązującymi formatami plików są formaty analogiczne do akceptowanych podczas korzystania z Elektronicznej Skrzynki Podawczej. Akceptowanymi nośnikami danych są płyty CD, DVD, CD-RW oraz DVD-RW.
Dokument elektroniczny doręczany na informatycznym nośniku danych jest przekazywany odbiorcy wraz z tym nośnikiem (§ 10 rozporządzenia).
Doręczenie dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych może być potwierdzone:
- poświadczeniem przedłożenia,
- dokumentem w postaci papierowej sporządzonym przez adresata.
W przypadku elektronicznego poświadczenia przedłożenia:
- dokument elektroniczny powinien być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, albo opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną,
- poświadczenie przedłożenia jest przesyłane na adres poczty elektronicznej wskazany przez doręczającego lub - jeżeli adresat ma takie możliwości techniczne - zapisywane na dodatkowym informatycznym nośniku danych (płyta CD, CD-RW, DVD, DVD-RW) dostarczonym przez doręczającego wraz z nośnikiem, na którym znajduje się doręczany dokument.
Zasady przyjmowania korespondencji za pomocą poczty elektronicznej
Podlaska Wojewódzka Komenda OHP udziela odpowiedzi na korespondencję otrzymywaną pocztą elektroniczną, która spełnia wymogi określone w art. 63 ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. z 2017r. poz. 1257):
"Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych."
Oznacza to, że treść kierowanej korespondencji powinna zawierać co najmniej wskazanie:
- imienia i nazwiska osoby, od której pochodzi korespondencja,
- adresu osoby, od której pochodzi korespondencja (kodu pocztowego, miejscowości, ulicy i numeru domu, mieszkania),
- przedmiotu sprawy, której dotyczy.
Pisma skierowane na adres poczty elektronicznej podmiotu publicznego traktuje się jako przesyłki złożone w trybie niewymagającym potwierdzenia wniesienia podania, w szczególności takiego, o którym mowa w art. 63 § 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (§ 9 ust. 1 rozporządzenia).
